組織を変えたいと思っておられる方に向けて何が発信したいこと
なのか、ということを考えてみました。まず思い浮かぶことは、
会議について、ということでした。
質が高い会議、素晴らしい会議がなされている組織の風景を私が
実際に見聞きしてきた事例で整理すると以下のようになります。
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① 参加者が、開催予定時間に、余裕を持って現れる
② 参加者が、狙いを知り、事前に資料を読んできている
③ 主催者が、笑顔で挨拶し、スムーズに議事に導入する
④ 説明者が、簡潔明瞭に話を終え、意見交換に時間を割く
⑤ 参加者が、自論を明確に、その場に合わせた話ぶりで示す
⑥ 決裁者が、経過を整理し、自分の判断を、根拠を付けて示す
⑦ 主催者が、結論と次回までの段取りをその場ですぐ確認する
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①～⑦が苦もなくできる組織、そこには何があるのでしょうか。
結論から申せば、素晴らしい番頭さんが居る、ということです。
総務部長だったり、企画課長だったりしますが、何かを取りまと
めていかねばならない場面で活躍される裏方の存在。さらにその
人材の資質や能力が高く、視野が広く、先を読む力があればある
だけ、その組織は効果的に運営されていくのですね。
会議とは、組織としての意思決定を行う公式の場のことですが、
そもそも、どの様な会議を開くのか、何を決めるのか、誰の参加
を求めるのか、決定権を持つのは誰なのか、などについては多く
の場合、自分達で決めていかねばなりません。
本来であれば、経営者自らがその経過や関連する課題の重要性を
ふまえ、深く考えて決定すべきでしょう。しかし世の多くの組織
では、それを”番頭さん”に任せます。経営者が外向きに動かざ
るを得ない多忙な中で、素晴らしい番頭さんが居れば、会議等を
うまく設定し、適正に運用を進めていってくれる、というわけで
すが、もしそうでなければ逆の事態、すなわち、意思決定の停滞
や混乱を生んでしまう、というわけです。
誰も正解を知らない、次の一手が読みづらい時代になりました。
衆知を集めてスピーディに意思決定する、状況に合わせ、迅速に
方向を転換する、そのような姿勢が一層求められます。
組織を蘇らせていく上での鍵とは確実に、会議をめぐる運営の
在り方にあるといえますし、それを取り仕切る”番頭さん”の
力量に依存することは大きいと、私は日々実感を強めています。
皆さんも是非、ご自身が所属されている組織の会議とその運営
方法について、見つめ直してみてください。いろいろな実態が
浮彫になる、と思いますよ。